L'intelligence collective pour redonner sens aux entretiens - Etude de cas

Cette étude de cas a pour but d’illustrer concrètement comment, à partir de l’intelligence collective, Co.théâtre peut aider à faire émaner des solutions concrètes et réalisables. Le sujet des entretiens d’évaluation est complexe, car les enjeux sont différents pour les 2 parties prenantes : managers et collaborateurs. Toute la difficulté est de créer un cadre suffisamment souple pour laisser à chacun sa part d’expression, et de disposer du bon outil, ici le théâtre, afin que la parole soit libérée et les solutions incarnées.

LA DEMANDE DE NOTRE CLIENT

Notre client a constaté que l’implication des managers et collaborateurs lors de la préparation et du déroulement des entretiens annuels était de plus en plus faible. Les difficultés rencontrées par le département des Ressources Humaines l’ont alerté :

  • manque d’objectivité dans les prises de décisions « carrière »
  • absence de feedback sur la motivation et l’engagement des collaborateurs
  • ignorance des problèmes relationnels et managériaux au sein et entre les équipes
  • incohérence entre les demandes de formation et les parcours professionnels individuels

Il souhaitait réengager les équipes dans la procédure des entretiens d’évaluation et les mobiliser sur le sujet. Pour cela, il a même envisagé de revoir le format des entretiens et la procédure qui l’accompagnait.

Le séminaire de fin d’année était l’occasion de réaliser un atelier de team building/cohésion d’équipe avec des comédiens-animateurs autour du thème suivant : « comment redonner un sens et une utilité aux entretiens d’évaluation pour en faire un moment gagnant-gagnant ? ».

 

NOTRE REPONSE

L’atelier de co.labo.acteurs

Au vu des besoins du client, Co.théâtre a proposé un atelier de type co.labo.acteurs, orchestré en 3 temps (réflexion/scénarisation/répétition) et répondant aux objectifs suivants :

  • Appréhender la thématique et partager autour de la problématique.
  • Mettre à jour des pistes de solutions réalisables.

Suite à l’accord de principe du client, un temps de discussion a été planifié entre celui-ci et le concepteur du projet. A partir de cet échange, le concepteur a pu préciser le format et le déroulé de l’atelier en ayant validé en amont auprès du client les objectifs, la problématique à traiter, le contexte, et le contenu de la journée.

Format établi en fonction de la réalité du client

Durée : 3h

Participants : 30 personnes

Groupes : nous avons décidé de constituer de petits groupes afin que les réflexions et échanges soient davantage fructueux.

  • 2 groupes de 7 personnes composés uniquement de managers
  • 2 groupes de 8 personnes composés uniquement de collaborateurs

Comédiens-animateurs : 1 comédien-animateur pour 2 groupes soit 2 comédiens-animateurs au total.

Déroulé en détails

  • 9h30 : Présentation des objectifs, des moyens, du déroulé et des règles de fonctionnement de l’atelier. Choix d’un ou d’une rapporteur.e pour présenter la synthèse des échanges en plénière après la restitution théâtrale. (10 minutes)
  • 9h40 : « Brise glace » incluant un exercice de présentation. (20 minutes)
  • 10h : Partie 1 "CO" / Réflexion autour du thème : « Qu’est-ce que nous pouvons mettre en œuvre, chacun à notre niveau, dès aujourd’hui, pour redonner une utilité et un sens aux entretiens d’évaluation ? » (30 minutes). Il est ici question de la réalité professionnelle des participants. Les comédiens sont là pour animer les échanges, s’assurer que chacun participe, inviter à regarder le sujet sous un autre angle, questionner sur les points qui ne lui semblent pas clairs.
  • 10h30 : Partie 2 "LABO" / Synthèse (10 minutes). Chaque groupe réalise la synthèse de sa réflexion et liste une série de solutions concrètes et réalisables.
  • 10h40 : Partie 3 "ACTEURS" / Scénarisation (20 minutes). Chaque groupe est invité à créer collectivement une forme théâtrale afin de reprendre les points principaux de l’échange. Dans cette partie, l’animateur-comédien met sa compétence au service des équipes afin de les aider à mettre en forme le fruit de leur échange.
  • 11h : Répétition (30 minutes).
  • 11h30 : Restitution en plénière des 4 groupes en trois temps :
  1. Introduction en quelques mots par le ou la comédien.ne
  2. Restitution théâtrale (5 minutes au max)
  3. Restitution plus formelle de la synthèse par un.e participant.e (3 minutes au max)

Les managers jouent en face des collaborateurs et vice versa. Cela permet d’éclairer les enjeux communs et d’amorcer le dialogue en créant un langage commun. C’est également à cet endroit que l’on ressent « le pouls » des équipes sur le sujet.

  • 12h30 : Retours sur les restitutions

 

BILAN

Le bilan de l’intervention a été très positif :

  • un moment de convivialité partagé entre tous et qui a impulsé le dialogue entre les managers et collaborateurs.
  • un temps pour travailler ensemble « qui a fait du bien », avec des collaborateurs qui ne se connaissaient finalement que très peu.
  • des suggestions qui ont été appliquées (simplification de la grille d’évaluation, adaptation de cette grille aux différents métiers de l’entreprise).
  • le sentiment des équipes d’être écoutées, et donc une plus grande indulgence face aux « contraintes » liées à la préparation des entretiens d’évaluation.

 

CONCLUSION :

Lorsqu’une solution émane d’une réflexion collective, elle a beaucoup plus de chance d’être appliquée par le collectif lui-même, surtout lorsqu’il a été impliqué dans la construction de cette solution dès le départ. Et le théâtre permet d’ancrer, d’incarner des solutions envisagées pour une plus grande adhérence à la problématique.

C’est à partir de ce constat que nous avons créé les ateliers co.labo.acteurs.

 

Vous souhaitez en échanger, contactez-nous ! 09 81 21 32 35 - contact@co-theatre.fr